842: Bierdeckel-Strategie Effizientes Personalmanagement leicht gemacht mit Jan Friedrich von Sage

Vom 24.05.2023



Das ist Folge 842 mit dem Marketing Chef von Sage Jan Friedrich.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.^
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.

Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, Bierdeckel-Strategie Effizientes Personalmanagement leicht gemacht.

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

  1. Wie Du mit wenig Aufwand Dein Personal handelst.
  2. Warum ein Bierdeckel dafür reicht.
  3. Wieso es schnell gehen muss.

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/842 .

Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Der Partner dieser Folge ist Sage.


Die wenigsten klein- und mittelständischen Unternehmen haben eine eigenständige HR-Abteilung. Und gerade deshalb bleiben die Mitarbeiterakquise, die Einarbeitung und auch die Lohnbuchhaltung nicht selten an Dir als Unternehmer hängen.Deshalb weißt Du aus erster Hand, wie viel Zeit dieses Thema in Anspruch nehmen kann.Du weißt aber auch, wie wichtig die richtige Auswahl und Einarbeitung des neuen Personals für den Gesamterfolg des Unternehmens ist. 

Denn ein Mitarbeiter kann dem Unternehmen Millionen von Euros einbringen – oder es Millionen kosten.  Genau hier kommt Sage HR ins Spiel. Sage ist einer der führenden Softwareanbieter für Finanzen, Personalwesen und Lohnbuchhaltung. Das Unternehmen richtet sich vor allem an klein- und mittelständische Unternehmen, die ihren HR-Prozess noch effizienter machen wollen.
Die HR Cloud Software von Sage nimmt Dir als Unternehmer Routinearbeiten ab und sorgt durch Automatismen und klare Abläufe insgesamt dafür, dass jeder im Team sich voll und ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

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Sage.com

 

Rayk:  
Willkommen Jan Friedrich? Bist du bereit für die heutige Trainingseinheit?

Jan:
Absolut. Schön, dass ich hier sein darf.

Rayk:
Ja, sehr gern. Lass uns gleich starten. Und zwar mit den drei wichtigsten Punkten, die wir über dich wissen sollten. In Bezug auf deinen Beruf, deine Vergangenheit und etwas Privates.

Jan:
Beruflich bin ich im Marketing tätig und verantwortlich für die Firma. Schon seit Ewigkeiten bin ich in der Techindustrie unterwegs. In der Vergangenheit war ich tatsächlich hauptberuflich Musiker, parallel zum Studium. Das war also komplett etwas ganz Anderes. Privat habe ich drei Kinder und bin ein Bücher-Nerd, der sich für Philosophie interessiert. Tatsächlich bin ich an allem interessiert. Also, wenn ihr gute Themen habt, könnt ihr gerne auf mich zukommen.

Rayk:
Sehr cool, werden wir auf jeden Fall nochmal gleich aufgreifen. Und Musik ist natürlich auch immer ein Thema, das einen ein Leben lang begleitet. Es ist ähnlich wie beim Sport, nur dass man irgendwie immer darauf wartet. Sehr interessant. Und genau wie du gerade gesagt hast, bist du der Kommunikator von Zeit. Kannst du das etwas näher erläutern? Was genau macht ihr? Was gebt ihr den Menschen weiter?

Jan:
Genau. „Sage“ spricht sich ganz komisch aus. Sage war ursprünglich eine deutsche Gründung. Und was war die Kernidee? Zur Zeit von DOS war die Frage, warum sollten nur große Unternehmen Computer für Buchhaltung und ähnliche Dinge einsetzen können, wenn man sich als Zuhörer hier noch daran erinnert, wie man Disketten und so weiter einsteckte. Das war die Kernidee unserer Firma: Wir wollten kleinen und mittelständischen Unternehmen ermöglichen, mit moderner Technologie zu arbeiten und das zu einem soliden, einfachen Preis-Leistungs-Verhältnis. Seitdem haben wir uns in den letzten 40 Jahren hier in Deutschland entsprechend entwickelt.


Rayk:
Ja, sehr, sehr interessant. Gehen wir auch gleich noch einmal genauer darauf ein. Ihr habt euch ja auch extrem weiterentwickelt. Es haben sich sehr, sehr viele Themen entwickelt, und wir haben bereits im Vorgespräch festgestellt, dass gerade das ganze Thema Personal, also der Einstellungsprozess, besonders wichtig ist. Du hast auch gesagt, dass in der Tech-Branche viele unterschiedliche Menschen aufeinandertreffen. Was sind deine Erfahrungen mit der Zielgruppe der kleinen Unternehmen? Was sind dort die beruflichen Herausforderungen und wie gehen sie damit um? Kannst du das vielleicht kurz beschreiben?

Jan:
Ja, da stimme ich zu. Es kommen viele Aufgaben und Anforderungen auf einen zu. Besonders wenn man in einer Lieferkette oder in einem Lieferprozess involviert ist und auch die Erwartungen aus dem privaten Bereich berücksichtigt werden müssen. Die meisten Menschen haben heutzutage bereits positive Erfahrungen mit reibungslosen Einkaufserlebnissen gemacht. Die Unternehmen, mit denen man zusammenarbeitet, erwarten einen ähnlichen Service und einen ähnlichen Online-Datenaustausch, ständige Interaktion und ständige Bereitstellung von Statusinformationen. Das sind fundamentale Veränderungen. Zudem hat sich der Markt verändert. Einige haben sicherlich mitbekommen, dass Babyboomer in Rente gehen, und der Arbeitsmarkt hat sich verändert. Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und wie neue Arbeitnehmer in das Berufsleben eintreten, hat sich verändert. Sie organisieren sich jetzt über Chats und andere Kommunikationsmittel. Als Unternehmer versuche ich, dies zu berücksichtigen und alles unter Kontrolle zu halten, ohne dass es überhandnimmt. Wir versuchen, kleinen und mittleren Unternehmen mit guten Online-Tools zu helfen, sei es bei der Personalabrechnung, der Auslieferung oder der Nachverfolgungsfunktion, die per SMS oder ähnlichem verschickt wird. Unser Ziel ist es, die Prozesskette für kleine Unternehmen so gut wie möglich abzudecken und zu automatisieren, damit es für sie leicht ist, diese Dienstleistungen anzubieten.

Rayk:
Ja, das ist definitiv eine Herausforderung, besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Oftmals stehen sie vor der Situation, dass sie die Prozesse großer Konzerne benötigen, jedoch nicht über die gleichen Ressourcen verfügen. Wenn man sich dann die verfügbaren Softwarelösungen anschaut, sind sie meistens zu komplex und zu teuer, was abschreckend wirkt. Oftmals greift man dann doch wieder auf Zettel, Stift oder Google-Dokumente zurück, was jedoch nicht wirklich sinnvoll ist und dazu führt, dass man nichts wiederfindet. Lass uns da etwas genauer darauf eingehen. Was genau habt ihr entwickelt? Du hast vorhin erwähnt, dass es oft Situationen gibt, in denen jemand sagt: „Hey, ich möchte neue Mitarbeiter einstellen und vielleicht auch meinen ersten Mitarbeiter einstellen, aber wie mache ich das überhaupt? Plötzlich habe ich Lohndaten, die ich eingeben muss, Personalfragebögen und alle sind überfordert.“ Manchmal traut man sich vielleicht auch gar nicht, Mitarbeiter einzustellen, weil man denkt, dass es Hexenwerk ist. Ihr habt nun eine Lösung entwickelt, die wirklich von ganz kleinen Unternehmen mit dem ersten Mitarbeiter genutzt werden kann. Kannst du mir dazu kurz etwas erzählen?

Jan:
Korrekt, genau so kann man es sagen. Der Ursprungsgedanke war der klassische Bierdeckel, mehr oder weniger. Es gab bereits Versuche in steuerlicher Hinsicht, auch für diejenigen, die politisch interessiert waren. Aber wie bekommen wir das Ganze auf einen Bierdeckel konzentriert? Du weißt, ohne die Komplexität, die Angst vor Bürokratie und der Möglichkeit, Fehler zu machen. Vor etwa zehn Jahren haben wir uns bereits mit dem Thema Lohnabrechnung auseinandergesetzt und uns gefragt, wie wir all das von den Unternehmern nehmen und auf ein Minimum reduzieren können. Wir erledigen alles im Hintergrund. Und so entstand tatsächlich eine Online-Lohnlösung namens Businesscloud Payroll. Dort kannst du bereits ab einem Mitarbeiter für etwa 6-7 € pro Monat die Abrechnung durchführen. Du musst nur die wichtigsten Daten eingeben, und selbst mein Bruder hat es geschafft. Er sagte, es ist wirklich großartig. Gut, dass du es mir gesagt hast, es ist wirklich machbar, und ich möchte nur ermutigen, es auszuprobieren. Die ersten 30 Tage oder die erste Abrechnung sind sogar kostenlos. Solange man im Demo-Modus ist, kann nichts passieren. Das war also der Beginn unserer Reise, insbesondere im Bereich Personal. Dort können wir wirklich umfangreich unterstützen. Auch in Bezug auf das, was du gesagt hast, ist es bezahlbar, sowohl in Bezug auf die Anwendung als auch auf die erforderlichen Daten und die dahinterliegenden Investitionskosten.

Rayk:
Ja, absolut. Und ehrlich gesagt, die meisten Unternehmer haben keine Ahnung. Das meiste läuft über Steuerberater und Lohnbuchhaltung, und das muss einfach funktionieren. Aber wenn du in Branchen arbeitest, in denen die Lohnabrechnung nicht so einfach ist, wie beispielsweise Gastronomie, Bauwesen oder Pflegedienste mit speziellen Arbeitszeiten und besonderen Lohnarten, stößt man auf Probleme, bei denen man einfach nicht weiter weiß.

Jan:
Tarifverträge und all das andere Zeug, es gibt jede Menge davon, und wir versuchen einfach, dich mit unserer Software zu entlasten. Heutzutage werden diese Dinge wahrscheinlich anders genannt, es gibt tolle Begriffe und so weiter. Aber wir wollen dir nicht abverlangen, dass du Experte auf diesem Gebiet sein musst, wo es nicht unbedingt notwendig ist. Wir sind die Experten und du gibst uns einfach das Minimum, das du vorab wissen musst. Unsere Lösung funktioniert in den meisten Fällen, auch im Bauwesen und anderen speziellen Bereichen. Das ist ein anderes Thema, aber ich denke, bei den meisten Zuhörern wird es zu 80-90% passen. Das ist eine Lösung, mit der man gut starten kann.

Rayk:
Vor allem finde ich es sehr spannend, dass die meisten Dinge, wenn sich der Steuerberater darum kümmert, als sauber angesehen werden und man teilweise den Überblick verliert. Gerade wenn man bereits ein paar mehr Angestellte hat und sich langsam auf 15 bis 20 Mitarbeiter zubewegt, ist dann alles immer noch sauber? Wo wird der Urlaub berücksichtigt und ähnliche Dinge? Es ist wichtig, dass man schnell auf dem Handy nachschauen kann oder vielleicht sogar Mitarbeitern Goodies geben kann. Das sind sehr wichtige Aspekte, die einen entsprechenden Aufwand bedeuten können.

Jan:
Genau.

Rayk:
Sehr interessant. Aber du hast Recht, die Lohnabrechnung wird oft als gegeben vorausgesetzt, dass sie funktioniert. Aber bevor ich überhaupt dazu komme, neue Mitarbeiter einzustellen, muss ich meinen Einstellungsprozess organisieren und softwareseitig abbilden. Wenn ich beispielsweise zwei oder drei Bewerbungen pro Woche erhalte, wie verfolge ich das nach, welche Kandidaten passend sind? Wie finde ich das beste Personal? Und genau dafür habt ihr quasi ein Schweizer Taschenmesser für Kleinstunternehmen entwickelt, mit dem sie alles in einer Lösung abbilden können. Nicht nur der Steuerberater weiß Bescheid, sondern auch ich als Unternehmer. Kannst du uns davon vielleicht noch mehr erzählen?

Jan:
Genau, das ist eigentlich der nächste logische Schritt. Wir haben auch aktiv zugehört und sprechen viel mit Unternehmern, die uns erzählen, was los ist. Auch das Thema Arbeitsentwicklung und das neue Normal sind relevant. Insbesondere nach Corona hat sich mit dem Aufkommen von dezentralem Arbeiten ein enormer Schub ergeben. Nicht alle sind an einem Ort, und so weiter. Auch das Recruiting hat sich verändert. Es ist nicht mehr alles örtlich gebunden, und es gibt neue Wege, um neue Mitarbeiter zu finden. Die Generation hat es mitbekommen: Die Babyboomer gehen in den Ruhestand, und es gibt nicht genug Nachwuchs, da lässt sich an den Zahlen nichts ändern. Dadurch ist ein gewisser Wettbewerb entstanden, sodass wir beschlossen haben, das Angebot zu erweitern. Das Lohnthema muss zum Personalthema werden. In der Branche nennt man es auch HR (Human Resources). Letztendlich geht es um alles, was mit den Mitarbeitern zusammenhängt. Das fängt beim Rekrutieren an, also beim Anwerben neuer Kollegen, und geht dann weiter. Brauchen wir Zeiterfassung? Ja oder nein? Wie steht es um das Engagement? Brauchen wir einen Schichtplan? Brauchen wir eine Feedbackkultur? Das sind alles Themen, die dann in das Online-Tool integriert werden. Es bedeutet, dass man einfach den Browser öffnet, sich einloggt und loslegen kann. Es funktioniert sowohl mit einem Mitarbeiter als auch mit 100 Mitarbeitern. Das Tool kümmert sich darum, und der Preis ist entsprechend gestaffelt. Man kann also klein anfangen, mit einem geringeren Preis, und wenn man mehr Mitarbeiter hat, steigt der Preis entsprechend. Es ist also keine hohe Investitionshürde am Anfang. Man kann es einfach ausprobieren, ohne einen dedizierten Mitarbeiter zu benötigen, der sich den ganzen Tag darum kümmert. Es ist eher wie ein Baukasten, den man flexibel einsetzen kann. Daher war es für uns der nächste logische Schritt, das Produkt „Sage HR“ an den Start zu bringen.

Rayk:
Sehr cool. Und es stellt sich natürlich die Frage: Ist es grundsätzlich möglich, dass ich sage, okay, ich bin jetzt unterwegs und habe mein Handy dabei, aber kein Laptop? Kann ich alle wichtigen Themen auf meinem Handy überblicken und genau wissen, was gerade los ist?

Jan:
Ja, soweit es Spaß macht. Aber wenn es um Abwesenheitsmanagement geht, beispielsweise die klassische Situation, dass ich nicht da bin und eine bestimmte Zeit abwesend bin, dann ist es klar, dass eine mobile App dafür vorhanden ist und es Spaß macht. Wenn es jedoch um das Planen von komplexen Kalendern mit vielen Schichten geht, bei denen man zu bestimmten Zeiten anwesend sein muss, kann es irgendwann am Handy unpraktisch werden. Aber für die Dinge, bei denen es Sinn ergibt, kann man es einfach direkt online über das Handy erledigen, ohne immer das Notebook oder das iPad dabei haben zu müssen.

Rayk:
Ja, gut, wir sind so langsam Richtung Zielgerade unterwegs. Was mich nochmal interessiert, ist aus deiner Erfahrung heraus, was das größte Hemmnis ist. Also, wenn wir darüber nachdenken, dass viele natürlich DATEV-Anwendungen oder ähnliches nutzen. Ich kenne niemanden, wirklich niemanden, der sagt: „Hey, das ist wirklich das Beste.“ Ja, es wird irgendwie von allen genutzt, aber was ist das Hemmnis, wenn man sich auf ein neues System einlassen möchte? Oder gibt es möglicherweise Befürchtungen, die man haben könnte, bevor man sich das genauer anschaut?

Jan:
Ja, ja, diese Frage stellen wir uns auch immer wieder, denn eigentlich ist die Hürde, dies zu tun, gar nicht groß. Allerdings ist meine Feststellung, und ich habe auch viele Gespräche darüber geführt, dass der Steuerberater und diese Person, mit der man noch sprechen kann, ein wichtiger Punkt ist. Deshalb haben wir das Ganze auch entsprechend abgebildet. Bei uns kann man auch anrufen und mit einem Menschen sprechen. Aber ich denke, den Schritt zu machen und sich von dem Gedanken zu lösen, dass man eigentlich nichts damit zu tun haben möchte, und stattdessen zu denken: „Vielleicht ist es gar nicht so schlimm oder sogar von Vorteil, Zugriff auf die Daten zu haben und mal einen Blick darauf werfen zu können“, ist wichtig. Stimmt das alles oder nicht? Also diesen Schalter im Kopf umzulegen und zu erkennen, dass selbst Prozesse Game Changer für unser Unternehmen sein könnten. Ich glaube, das ist der Punkt, den ich betonen möchte: Es ist wichtig, nicht nur an den Kunden und das, was wir tatsächlich produzieren oder als Service anbieten, zu denken, sondern unseren Betrieb auch ordentlich zu strukturieren. Das kann etwas bewirken und uns auf das nächste Level bringen. Wenn dieser Schalter im Kopf da ist und jemand dafür motiviert ist, dann ist er bei uns genau richtig. Oder generell mit solchen Tools perfekt aufgehoben.

Rayk:
Ja, wir sind in den letzten 30-40 Sekunden. Holen Sie uns noch einmal ab, wenn Sie sagen, okay, wir möchten mehr darüber erfahren. Es ist interessant für uns. Wo sollen wir uns melden? Wo können wir mit Ihnen und Ihrem Team Kontakt aufnehmen?

Jan:
Ich mache es jetzt ganz kurz. Das ist natürlich unsere Webseite, und sie lautet „sage.com“. Ich buchstabiere es: s-a-g-e.com. Dort finden Sie alle unsere Lösungen. Wir würden uns freuen, wenn Sie vorbeischauen würden..

Rayk:
Okay, perfekt machen wir natürlich. Und ja, beiliegend dann im Zweifel auch bei dir noch mal vorbeikommen, verlinken wir natürlich auch alles in dien Shownotes.
Danke dass du deine Zeit und deine Erfahrung mit uns geteilt hast. Ich freue mich auf das nächste Gespräch mit dir.

Jan:
Danke dir.


Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann fordere Dir kostenfrei unseren Printreport an: raykhahne.de/print-report . Dort stellen wir Dir unsere Methode vor, wie Du Deine Arbeitszeit reduzierst und gleichzeitig Deine Gewinne steigerst. raykhahne.de/print-report

 

  • die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/842 .
  • alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen

 

Danke das Du die Zeit mit uns verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.

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